1. Cách xóa trang trong Word

    Đôi khi trong file Word sẽ xuất hiện các trang trắng do bạn nhấn Enter nhiều lần hoặc vô tình ấn nhầm vào nút Page Break hoặc Section Break. Các trang trắng thường xuất hiện ở cuối trang hoặc giữa các trang Word với nhau. Trang trắng khiến quá trình soạn thảo không được liền mạch, khi in văn bản ảnh hưởng đến thẩm mỹ và dẫn tới sai sót khi đánh số trang. Sau đây là cách sử dụng Word loại bỏ các trang trắng dư thừa trong Word 2007, 2010, 2013, 2016.

    Cách 1: Dùng phím Delete hoặc Backspace

    Với các trang trắng nằm ở cuối tài liệu, bạn đặt con trỏ chuột ở cuối trang rồi chỉ việc nhấn Delete hoặc Backspace cho đến khi xóa hết trang.

    Với các trang trắng xuất hiện xen kẽ nhau, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí đầu tiên ở phía sau trang trắng sau đó nhấn Delete hoặc Backspace cho đến khi xóa hết các nội dung trắng.

    Cách 2: Cách sử dụng Word xóa trang trắng bằng Paragraph

    Bước 1: Di chuột đến cuối trang, ở thanh công cụ Home, chọn biểu tượng Paragraph 

    Bước 2: Bôi đen các ký tự Paragraph ở trang trắng rồi nhấn Delete hoặc Backspace cho đến khi xóa hết các ký tự.

    Để xóa trang trắng cho Section Break hoặc Page break, bạn thực hiện theo các bước sau:

    Bước 1: Chọn biểu tượng Paragraph, thông báo lỗi do Page Break hoặc Section Break sẽ hiển thị. 

    Bước 2: Bạn đặt con chuột vào phía trước ký tự Page Break hoặc Section Break rồi nhất Delete, như vậy trang trắng sẽ được xóa đơn giản.

    Để xóa trang trắng xuất hiện sau khi chèn bảng, bạn có thể làm như sau:

    Bước 1: Chọn biểu tượng Paragraph, bôi đen các khoảng trắng có xuất hiện ký tự Paragraph. 

    Bước 2: Nhấn cùng lúc tổ hợp phím Ctrl+D, phần cửa sổ Font hiện ra, bạn chọn Hidden sau đó nhấn OK.

    Bước 3: Bạn nhấn lại lần nữa vào biểu tượng Paragraph, các trang trắng sẽ được xóa hết. 

Cách sử dụng Word xóa trang trắng.

2. Cách đánh số trang trong Word

    Việc đánh số trang trong Word giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp và giúp cho việc tìm kiếm, theo dõi thông tin thuận lợi hơn. Sau đây, Việc Làm 24h sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Word đánh số trang đơn giản. 

    Đánh số từ trang đầu tiên

    Bước 1: Bạn để con trỏ chuột về trang đầu tiên, chọn Insert trên thanh công cụ>> chọn Page Number 

    Bước 2: Tại cửa sổ Page Number, bạn thực hiện các thao tác để tùy chỉnh việc đánh số trang:

    · Top of Page: số trang hiển thị ở lề trên trang giấy

    · Bottom of Page: số trang hiển thị ở lề dưới trang giấy

    · Page Margins: Số trang hiển thị ở lề trái hoặc lề phải của trang giấy

    · Current Position: số trang hiển thị ngay tại vị trí bạn đang đặt con trỏ chuột. 

    Sau đó bạn chỉ cần nhấn tùy chọn cách đánh số trang muốn lựa chọn là xong. Ngoài ra trong phần tùy chỉnh số trang, bạn chọn vào Format Page number để điều chỉnh số trang hiển thị là số thập phân, số La Mã hay chữ số…

    Trong hộp thoại Format Page number, bạn có thể chọn bắt đầu từ số 1 hoặc số bất kỳ, sau đó chọn OK để hoàn tất. 

    Đánh số từ trang bất kỳ

    Bước 1: Click chuột vào trang mà bạn muốn chọn đánh số đầu tiên

    Bước 2: Click chuột vào mục Page Layout > Breaks > Next page để ngắt văn bản thành 2 phần riêng lẻ. Lúc này, bạn di chuột về vị trí của trang muốn đánh số 1

    Bước 3: Bắt đầu đánh số trang bình thường bằng cách chọn Insert > Page Numbers và tiến hành tùy chỉnh theo ý muốn. 

Cách sử dụng Word đánh số trang.

    3. Cách căn lề trong Word

    Để văn bản Word trở nên chuyên nghiệp và dễ nhìn, đặc biệt là khi in ấn, việc căn lề sẽ giúp bản in đẹp mắt hơn. Văn bản 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày trong các văn bản hành chính quy định như sau: Lề trên: 20-25mm; Lề dưới:20-25mm; Lề trái: 30-35mm; Lề phải: 15-20mm. Cách sử dụng Word để căn lề như sau:

    Bước 1: Chọn Page Layout (với Word 2007 và 2010) hoặc Layout (các phiên bản Word 2013 trở lên) >> Page Setup

    Bước 2: Trong hộp thoại Page Layout, phần Margins, bạn chọn căn chỉnh lề trên (Top), lề dưới (bottom), lề trái (left), lề phải (right) và chọn thông số.

    Bước 3: Nhấn OK để thực hiện cài đặt.

    Trong trường hợp các thông số hiển thị trong phần Margin đang ở Inches, bạn có thể đổi sang centimet để dễ thao tác bằng cách sau:

    Bước 1: Chọn File >> Options>> Advanced

    Bước 2: Ở mục Display, tại Show measurements in units of bạn chuyển sang đơn vị từ Inch sang Centimeters >> Nhấn OK.

    Ngoài ra, Word có thiết lập sẵn một số khổ giấy chuẩn như A4, A3, A5… với các thiết lập căn lề sẵn giúp bạn dễ dàng thao tác. Cách chọn khổ giấy như sau: bạn chọn Layout >> Size >> chọn A4, A3, A5 hoặc khổ giấy bạn cần sử dụng. 

    4. Cách căn lề trong Word

    Để văn bản Word trở nên chuyên nghiệp và dễ nhìn, đặc biệt là khi in ấn, việc căn lề sẽ giúp bản in đẹp mắt hơn. Văn bản 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày trong các văn bản hành chính quy định như sau: Lề trên: 20-25mm; Lề dưới:20-25mm; Lề trái: 30-35mm; Lề phải: 15-20mm. Cách sử dụng Word để căn lề như sau:

    Bước 1: Chọn Page Layout (với Word 2007 và 2010) hoặc Layout (các phiên bản Word 2013 trở lên) >> Page Setup

    Bước 2: Trong hộp thoại Page Layout, phần Margins, bạn chọn căn chỉnh lề trên (Top), lề dưới (bottom), lề trái (left), lề phải (right) và chọn thông số.

    Bước 3: Nhấn OK để thực hiện cài đặt.

    Trong trường hợp các thông số hiển thị trong phần Margin đang ở Inches, bạn có thể đổi sang centimet để dễ thao tác bằng cách sau:

    Bước 1: Chọn File >> Options>> Advanced

    Bước 2: Ở mục Display, tại Show measurements in units of bạn chuyển sang đơn vị từ Inch sang Centimeters >> Nhấn OK.

    Ngoài ra, Word có thiết lập sẵn một số khổ giấy chuẩn như A4, A3, A5… với các thiết lập căn lề sẵn giúp bạn dễ dàng thao tác. Cách chọn khổ giấy như sau: bạn chọn Layout >> Size >> chọn A4, A3, A5 hoặc khổ giấy bạn cần sử dụng.

     5. Cách làm mục lục trong Word

    Hầu hết phiên bản Word từ 2007, 2010 đến nay đều có các bước tạo mục lục giống nhau. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau.

    Bước 1: Bạn tạo các thẻ heading (tiêu đề) cho các nội dung cần đưa vào mục lục. Tiêu đề chính là Heading 1 (level 1), tiêu đề ở mục con chọn vào Heading 2 (level 2), các tiêu đề ở mục nhỏ hơn nữa là heading 3 (level 3)… Cứ như vậy bạn đặt tiêu đề cho tất cả các nội dung cần đưa vào mục lục.

    Thông thường, trong tab Home >> Styles đã có hiển thị sẵn các định dạng tiêu đề này, bạn chỉ cần bôi đen nội dung tiêu đề và chọn định dạng phù hợp. Đây là bước vô cùng quan trọng để bạn có được mục lục chuẩn xác và đầy đủ. 

    Bước 2: Tiến hành tạo mục lục tự động. Cách sử dụng Word tạo mục lục như sau:

    · Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn hiển thị mục lục (thường là trang đầu tiên hoặc trang cuối cùng của văn bản)

    · Chọn References >> Table of Contents.

    · Ở hộp thoại Table of Contents, bạn chọn mục lục theo mẫu có sẵn (Automatic Table) hoặc tùy chỉnh để tự tạo mục lục theo ý muốn bằng cách chọn Custom Table of Contents

    · Với mục More Table of Contents from Office.com, bạn sẽ có thêm nhiều mẫu mục lục để tham khảo từ website của Microsoft Office.

    6. Cách giãn dòng trong Word

    Việc giãn dòng đều nhau không chỉ khiến văn bản trở nên dễ đọc còn khiến văn bản trở nên chuyên nghiệp hơn. Cách giãn dòng trong Word như sau:

    Cách 1: Bạn chọn Home >> Paragraph sau đó tìm đến biểu tượng Line and Paragraph Sapcing và tùy chọn khoảng cách giãn dòng 1 line, 1,15 lines, 1,5 Lines… tùy ý.

    Cách 2: Bạn chọn Home >> Paragraph rồi chọn vào mũi tên mở rộng dưới cùng bên trái. Trong cửa sổ Paragraph bạn tùy chỉnh các thông số mong muốn. 

    Ở mục Line Spacing, nếu bạn không muốn các thông số đã gợi ý sẵn có thể chọn vào Multiple at và nhập thông số giãn dòng mong muốn và chọn OK.

Lưu ý, trước khi giãn dòng một đoạn văn bản bất kỳ hoặc toàn bộ văn bản, bạn cần bôi đen toàn bộ nội dung cần giãn dòng. Thông thường, khoảng cách giãn dòng lý tưởng được sử dụng nhiều trong soạn thảo là giãn dòng 1.3 hoặc 1.5.

    7. Cách tạo bảng trong Word

    Cách tạo bảng trong Word được thực hiện như sau:

    Cách 1: Bạn chọn Insert >> table sau đó di chuột để chọn số cột và số hàng mong muốn. Nếu phạm vi số cột và số hàng cần nhiều hơn phần gợi ý sẵn, bạn chọn Insert Table sau đó nhập số hàng và số cột mong muốn vào ô tùy chọn. Sau đó chọn OK.

    Cách 2: Bạn có thể tạo bảng bằng cách chọn Draw table. Khi đó, con trỏ chuột trở thành biểu tượng cây bút. Với công cụ này cho phép bạn di chuột và kẻ bảng với số cột số hàng tùy thích nhanh chóng. 

    Cách 3: Tạo bảng từ file Excel. Từ phiên bản Word 2016, bạn còn có thể chèn thẳng bảng Excel vào Word dưới dạng bảng bằng thao tác chọn như sau: Insert >> Table >> Excel Spreadsheet.

    Cách 4: Chọn các mẫu bảng có sẵn với Quick Table. Bạn chọn Insert >> Table >> Quick table. Lúc này sẽ hiện ra một số mẫu bảng đơn giản thường gặp được Word gợi ý sẵn, bạn có thể chọn mẫu bảng phù hợp nhanh chóng. 

    8. Cách thêm trang trong Word

    Trong quá trình mới sử dụng Word, nhiều bạn có thể gặp khó khăn với việc chèn thêm trang. Sau đây, Việc Làm 24h sẽ gợi ý cho bạn 3 cách chèn thêm trang Word đơn giản.

• Thêm trang Word có nội dung: Bạn đặt con trỏ chuột tại vị trí văn bản mà bạn muốn tách sang một trang mới, sau đó nhấn tổ hợp Ctrl+Enter
• Thêm trang Word trắng: Bạn đặt con trỏ chuột ở vị trí cuối cùng của văn bản và nhấn Ctrl+Enter để tạo thêm một trang trắng hoàn toàn.
• Thêm trang Word ở bất cứ vị trí nào: bạn đặt con trỏ chuột ở vị trí cần thêm trang mới, chọn Insert >> Blank Page. Như vậy, bạn có thể thêm một trang trắng mới ở bất cứ vị trí nào.

    9. Cách viết phân số trong Word

    Với những người mới, cách sử dụng Word viết phân số có thể tương đối bỡ ngỡ. Tham khảo ngay 4 cách viết phân số trong Word đơn giản và nhanh chóng như sau:

    Cách 1: Sử dụng Insert new Equation

    Bước 1: Bạn chọn Insert >> Equation >> Insert new equation>> Fraction 

    Bước 2: Lúc này trên cửa sổ Fraction bạn chọn mẫu phân số bạn muốn hiển thị trong văn bản và nhấp chọn.

    Bước 3: Click chuột vào từng tử số hoặc mẫu số để hoàn tất. Với phân số, bạn hoàn toàn có thể chọn cỡ chữ to hoặc nhỏ tùy ý. 

    Cách 2: Sử dụng Ink Equation

    Bước 1: Bạn chọn Insert >> Equation >> Ink Equation 

    Bước 2: Ở cửa sổ Ink Equation, bạn chọn Write và di chuột để viết phân số cần hiển thị, sau đó chọn Insert để chèn phân số bạn vừa viết vào văn bản Word. 

    10. Cách vẽ sơ đồ trong Word

    Trong khi trình bày văn bản, việc vẽ sơ đồ sẽ giúp người đọc dễ hình dung hơn và làm nổi bật thông tin một cách dễ dàng. 

    Vẽ sơ đồ bằng SmartArt

    Bước 1: Chọn mục Insert >>SmartArt.

    Tại cửa sổ Smart Art sẽ hiện ra các loại sơ đồ mẫu với nhiều chủ đề để bạn lựa chọn. Các loại sơ đồ bao gồm: List (danh sách); Process (quá trình); Cycle (sơ đồ dạng vòng); Hierarchy (sơ đồ cấp bậc); Relationship (sơ đồ quan hệ); Matrix (sơ đồ ma trận); Pyramid (sơ đồ kim tự tháp) Picture(sơ đồ chèn thêm hình ảnh vào file). 

    Bước 2: Chọn OK để tạo sơ đồ. Sau đó bạn click vào từng ô trong sơ đồ để điền nội dung và tùy chỉnh kích thước sơ đồ phù hợp 

    Để thêm ô cùng tính chất trong sơ đồ, bạn chọn vào ô mẫu, sau đó chọn Design >> add shape

    Ngoài ra, khi làm việc với sơ đồ, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, kiểu chữ, cỡ chữ… để sơ đồ thêm sinh động với các tùy chỉnh ở mục SmartArt Design.

Minh Thành